Règlements de l’association Internationale des Gestionnaires de la Vaccination (IAIM)

Une version .PDF de ces Règlements est disponible ici.   

                                                                                          



 

 

 

 

 

 

RÈGLEMENTS DE L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DES GESTIONNAIRES DE LA VACCINATION (IAIM)

Tels que proposés le 3 mars 2015
 

ARTICLE 1 : NOM

Section 1.1 Nom.
L’Association aura pour nom l’Association internationale des gestionnaires de la vaccination (« IAIM, » ou l’« Association »).

 

ARTICLE 2 : OBJETS

Section 2.1 Vision.

L’Association internationale des gestionnaires de la vaccination (IAIM) vise à former une équipe de gestionnaires de programmes de vaccination, aux niveaux national et sous-national, ayant la capacité effective d’élaborer leurs programmes, d’y introduire des changements et des innovations, et de résoudre les problèmes afin d’en améliorer les performances.

Section 2.2 But.

L’Association internationale des gestionnaires de la vaccination (IAIM) entend contribuer à la réalisation des objectifs nationaux, régionaux et internationaux de vaccination en favorisant les programmes de vaccinations innovants et de haut niveau.

Section 2.3 Objectifs.

L’IAIM a pour objectifs de :

  • Mettre en place un forum, ayant une saine gouvernance et une structure organisationnelle solide, à partir duquel partager les meilleures politiques et pratiques associées à la vaccination.
  • Créer des réseaux internationaux et régionaux de gestionnaires de la vaccination et leur apporter son soutien.
  • Développer des compétences techniques et de leadership au sein de la communauté des gestionnaires de programmes de la vaccination.
  • Promouvoir les bénéfices de la vaccination auprès des gouvernements et autres parties prenantes.

 

ARTICLE 3 : ADHÉSION, COTISATIONS ET DROITS DE VOTE

Section 3.1 Conditions d’Adhésion.
L’Adhésion à l’Association sera ouverte aux personnes suivantes, à la discrétion du Conseil d’administration : les gestionnaires de la vaccination actuels, les anciens gestionnaires de la vaccination, toute autre personne active dans le domaine de la vaccination, ainsi que toute personne ayant un intérêt dans le secteur de la vaccination et des vaccins. Les Membres rejoindront l’Association de leur propre initiative ; ils n’auront pas besoin d’être invités par les membres actuels ou les promoteurs.

Section 3.2 Types d’Adhésions.
Le Conseil d’administration déterminera tous les types d’Adhésions, ainsi que les droits et privilèges qui y sont associés. Les catégories actuelles d’Adhésions sont les suivantes :

Adhésion comme membre Gestionnaire de la vaccination.
Cette catégorie d’adhésion est ouverte aux gestionnaires actuels de la vaccination ainsi qu’aux anciens, travaillant dans le secteur public ou privé, tant au niveau national que local. Les personnes éligibles à cette catégorie d’Adhésion incluent celles qui sont actuellement ou ont été précédemment responsables de la gestion des opérations de toutes les composantes d’un programme de vaccination, que ce soit au niveau national ou local, ou responsables de la gestion des opérations d’une seule composante d’un programme de vaccination au niveau national. Les Membres gestionnaires de la vaccination bénéficieront de tous les privilèges de vote et d’un accès complet à tous les avantages qu’offre l’Association. Toute personne rejoignant l’Association en qualité de Membre gestionnaire de la vaccination ne devra représenter aucun intérêt de tiers, mais uniquement ses propres intérêts et objectifs professionnels.

Adhésion comme membre Professionnel de la vaccination. 
Cette catégorie d’adhésion est ouverte à tous les autres membres du personnel travaillant pour les programmes de vaccination au sein du Ministère de la santé ou autres organisations gouvernementales, ainsi que les médecins, infirmières, les logisticiens de la chaîne d'approvisionnement et autres membres du personnel des hôpitaux ou établissements de santé (publics et privés). Les membres professionnels de la vaccination bénéficieront de tous les privilèges de vote et d’un accès complet à tous les avantages qu’offre l’Association. Toute personne rejoignant l’Association en qualité de membre Professionnel de la vaccination ne devra représenter aucun intérêt de tiers personne, mais uniquement ses propres intérêts et objectifs professionnels. Les membres professionnels de la vaccination peuvent siéger dans le Conseil d'administration s'ils ont été précédemment responsables de la gestion des opérations de toutes les composantes du programme de vaccination, que ce soit au niveau national ou sous-national.

Adhésion comme membre Associé.
Cette catégorie d’adhésion est ouverte à tous les représentants d'organismes multilatéraux (tel que l'Organization mondiale de la santé par exemple), bilatéraux, d'organismes à but non lucratif et les universités, ainsi qu'à tout autre professionnel de la santé n’étant pas employé par des sociétés à but lucratif ou institutionsLes membres Associés peuvent siéger dans le Conseil d'administration s'ils ont été précédemment responsables de la gestion des opérations de toutes les composantes du programme de vaccination, que ce soit au niveau national ou sous-national. Les membres Associés qui sont selectionnés pour siéger dans le Conseil d'administration ont le droit de vote durant leur mandat. Tous les membres Associés pourront assister aux réunions et évènements. Toute personne rejoignant l’Association en qualité de Membre associé ne devra représenter aucun intérêt de tiers, mais uniquement ses propres intérêts et objectifs professionnels.

Section 3.3 Durée de l’Adhésion.
L’Adhésion doit être renouvelée annuellement. Les Membres qui n’auront pas renouvelé leur Adhésion ne seront plus considérés comme des Membres. L’Adhésion prendra également fin en raison du décès, du retrait volontaire ou de la révocation de l’Adhésion. Une fois que l’Adhésion aura pris fin, tous les droits et privilèges cesseront également. L’Adhésion ne pourra pas être transférée d’une personne ou entité à une autre personne ou entité.

Section 3.4 Retrait et Révocation de l’Adhésion.

Retrait.
Tout Membre pourra retirer son Adhésion à l’Association. Les Membres ne seront pas remboursés de leurs cotisations après leur retrait.
 

Révocation.
Les Membres pourront voir leur Adhésion révoquée pour motif légitime. Le fait de ne pas payer ses cotisations constituera un motif légitime, bien que les Membres puissent automatiquement être réintégrés en s’acquittant de tous leurs arriérés de cotisations. Le fait de ne pas respecter les Règlements de l’Association ou de plus généralement agir contre ses intérêts pourra constituer un autre motif légitime. Tous les Membres recevront une notification écrite avant que leur adhésion ne prenne fin. Si un Membre souhaite contester la résiliation de son adhésion, ce membre dispose de trois (3) semaines pour prendre contact par écrit avec le Président du Conseil d’administration afin d’expliquer la raison pour laquelle son statut de membre ne devrait pas à être révoqué. Le Conseil d’administration devra répondre par écrit avec une décision finale.

Utilisation appropriée du Nom et du Logo de l’IAIM.
Les Membres et les partenaires de l’Association ne devront pas utiliser le Nom, le Logo, ou autres marques de l’Association dans un communiqué de presse, une publicité ou une activité promotionnelle, sans l’accord écrit et préalable du Secrétariat de l’IAIM. L’utilisation non-autorisée du Nom et du Logo de l’IAIM peut constituer un motif légitime pour la révocation du statut de membre.

Utilisation appropriée des Réseaux de l’IAIM.
L’Association est destinée à être un forum pour les gestionnaires de la vaccination et autres professionnels en vue de partager leurs expériences, d’accroître la connaissance et de contribuer au dialogue mondiale en matière de vaccination. Les Membres ne devront pas utiliser l’Association comme un forum pour la promotion de produits ou services, ni comme une plateforme pour le lobbying ou des campagnes politiques. De telles activités sont susceptibles de constituer un motif légitime pour la révocation de l’adhésion.

Section 3.5 Cotisations.
La structure des cotisations sera évaluée annuellement selon le type d’adhésion et les montants stipulés par le Conseil d’administration. Les Membres devront payer les cotisations annuelles en fonction du type d’adhésion.

Section 3.6 Procédures de vote.
Tous les Membres gestionnaires de la vaccination de l’Association seront autorisés à voter lors des Conférences de l’IAIM, et à tout autre moment où des questions peuvent être soumises au vote de l’Association. Les Membres gestionnaires de la vaccination qui ne sont pas à jour de leurs cotisations n’auront plus le droit de voter.

Méthodes. 
Le vote peut être effectué en personne ou par correspondance. Les votes par procuration ne sont pas autorisés.

Vote en personne. 
Tous les Membres gestionnaires de la vaccination présents à la Conférence de l’IAIM seront autorisés à voter. Les Membres disposeront d’un vote pour chaque résolution. Le vote se déroulera et les bulletins seront comptés de la manière prévue par le Conseil d’administration. Les informations relatives à toutes les questions ayant trait au vote seront mises à la disposition des Membres avant le vote.

Vote par correspondance. 
Les bulletins de vote par correspondance seront mis à disposition de tous les Membres gestionnaires de la vaccination sur le site internet de l’Association. L’avis d’affichage des bulletins et les instructions pour remplir les bulletins seront envoyés à tous les Membres gestionnaires de la vaccination au moins trente (30) jours avant la Conférence de l’IAIM. Les formes supplémentaires acceptables de bulletins de vote par correspondance incluent les bulletins par e-mail, télécopie ou toute autre méthode convenue. Les bulletins de vote par télécopie devront être envoyés au bureau du Secrétariat de l’IAIM. Lors d’un vote, les Membres gestionnaires de la vaccination ne pourront pas voter à la fois par correspondance et en personne.

Si les Membres rencontrent des difficultés pour voter, ils devront prendre contact avec le Secrétariat de l’IAIM au moins sept (7) jours avant le vote afin de résoudre le problème. Les bulletins de vote remis en retard (ceux qui arrivent après que le vote a eu lieu) ne seront pas acceptés.

Quorum pour conduire les activités officielles au cours des Réunions de l’Association.
Un quorum pour conduire les activités officielles sera atteint avec au moins cinquante pour cent (50 %) des membres votants de l’Association, y compris ceux qui ont voté par correspondance.

 

Vote en dehors des Réunions de l’Association.
Dans toutes les situations où le vote a lieu en dehors des Réunions de l’Association, le Membre devra voter en utilisant les méthodes de vote par correspondance acceptables. Un quorum sera atteint avec au moins cinquante pour cent (50 %) des membres votants de l’Association. Les résolutions proposées seront adoptées par un vote à la majorité simple des votants.
 

 

ARTICLE 4 : CONSEIL D’ADMINISTRATION

Section 4.1 Pouvoir.
Le Conseil d’administration (« Conseil ») devra promouvoir de manière active les buts et objectifs de l’Association, en agissant conformément aux présents Règlements, et gérer et mettre en œuvre les programmes et politiques de l’Association. Les Membres du Conseil d’administration de l’IAIM seront élus par les Membres et responsables devant eux. L’élection du Conseil d’administration par les Membres deviendra effective lors de la Conférence inaugurale de l’IAIM. Jusqu’à cette date, un Conseil d’administration ad hoc assistera l’Association. Jusqu’au terme de la période de cinq ans financée dans le cadre de la subvention destinée à constituer la présente Association, le Conseil d’administration sera également responsable envers l’Institut Sabin Vaccine.

Section 4.2 Composition.
Le Conseil d’administration sera constitué de treize (13) personnes élues par l'ensemble des membres et en règle avec l’Association. Les membres éligibles incluent ceux qui sont actuellement ou ont été précédemment responsables de la gestion des opérations de toutes les composantes d’un programme de vaccination au niveau national. Les dirigeants du Conseil seront le Président, le Vice-président, le Secrétaire général et le Trésorier. Les autres Membres du Conseil (les « Administrateurs ») se composeront de neuf (9) autres personnes éligibles élues comme décrit dans cette section. On veillera à ce que le Conseil d’administration assure une représentation des Membres de toutes les régions géographiques, ainsi qu’un équilibre entre hommes et femmes.

Section 4.3 Mandat.
Le Conseil d’administration sera l’instance dirigeante de l’Association responsable de la concrétisation de la vision, du but et des objectifs de l’Association. Le Conseil d’administration exercera les pouvoirs suivants :

a)    Travailler à servir les objectifs de l’Association internationale des gestionnaires de la vaccination en développant une plateforme neutre destinée aux gestionnaires de la vaccination et aux professionnels de la vaccination afin d’examiner les meilleures pratiques en matière de vaccination ; en développant des réseaux internationaux et régionaux de gestionnaires de programmes de la vaccination et autres professionnels de la vaccination ; en développant le leadership et les compétences techniques au sein de la communauté des gestionnaires de la vaccination, et en faisant la promotion des bénéfices de la vaccination auprès des gouvernements et autres parties prenantes.

b)    Élaborer des plans stratégiques à long-terme pour l’Association en concertation avec le Secrétariat de l’IAIM.

c)    Recruter de manière active les Membres de l’Association.

d)    Faire respecter les Règlements de l’IAIM.

e)    Proposer si nécessaire des modifications à apporter aux Règlements de l’IAIM que devront voter les Membres lors des Conférences de l’IAIM.

f)     Donner des directives en matière de dates, lieux et contenus des Réunions régionales et des Conférences de l’IAIM.

g)    Conserver des traces écrites des Réunions ordinaires et extraordinaires, et mettre à disposition des Membres les procès-verbaux approuvés des Réunions du Conseil d’administration.

h)    Assister à toutes les Réunions du Conseil d’administration et Conférences de l’IAIM, ainsi qu’aux Réunions régionales sélectionnées.

i)      Rédiger un rapport à la suite de toutes les Conférences de l’IAIM (avec l’assistance du Secrétariat).

j)      Le Conseil ou le dirigeant qui assistera à une Réunion régionale devra rédiger un rapport à la suite de la Réunion (avec l’assistance du Secrétariat).

k)    Approuver si nécessaire la constitution de comités et de groupes de travail, exercer une surveillance sur les présidents et les membres de ces comités et leur donner des avis.

l)      Établir des relations avec d’autres parties prenantes dans le domaine de la vaccination afin d’aider à la réalisation des programmes de vaccination et des objectifs de l’Association.

m)  Coordonner toutes les activités du Conseil d’administration avec le Secrétariat de l’Association à des fins de rationalisation de la gestion.

n)    Exercer tout autre pouvoir et fonction qui peuvent être nécessaires ou souhaitables au mieux des intérêts de l’Association qui ne soient pas contraires aux Règlements.

o)    Se conformer au Code de déontologie et divulguer tout éventuel conflit d’intérêts tel que défini dans la Politique applicable aux Conflits d’intérêts.

Ne pas conclure d’accords et de contrats financiers ou autres accords commerciaux on nom de l’Association.

Section 4.4 Présence aux Réunion ordinaires et extraordinaires du Conseil d’administration, Conférences et Réunions régionales

Réunions ordinaires.
Le Conseil d’administration tiendra deux Réunions ordinaires par an, une en personne et une par téléconférence. Pendant les années au cours desquelles les Conférences de l’IAIM auront lieu, le Conseil d’administration tiendra sa Réunion annuelle en personne sur le site de la Conférence de l’IAIM. Toutes les Réunions en personne seront programmées le premier trimestre de l’année civile (janvier – mars). Les Réunions par téléconférence seront programmées le quatrième trimestre de l’année civile (octobre – décembre).

Quorum.
Le quorum requis pour que le Conseil d’administration puisse examiner une question est constitué par les Dirigeants du Conseil d’administration plus au moins cinq (5) Membres du Conseil d’administration.

Réunions extraordinaires.
Les Membres du Conseil d’administration pourront également convoquer si nécessaire des réunions extraordinaires. En cas de Réunion extraordinaire et lorsqu’un vote est requis, un préavis de 7 jours précisant la date et l’ordre du jour de la réunion sera une condition suffisante. Tout Membre du Conseil d’administration pourra soumettre une proposition afin de suggérer la convocation d’une Réunion extraordinaire ; cependant, seul le Président (ou la personne désignée par lui) aura le pouvoir de convoquer de telles Réunions. La présence pourra avoir lieu par conférence téléphonique ou tout autre moyen de communication.

Quorum.
Le quorum est constitué par la totalité des Dirigeants du Conseil d’administration plus au moins cinq (5) Membres supplémentaires du Conseil d’administration.

Conférences.
Tous les Administrateurs devront participer aux Conférences de l’IAIM.

Réunions régionales.
Tous les Administrateurs devront assister aux Réunions régionales sélectionnées, de préférence dans leurs régions respectives.

Section 4.5 Nominations, Élections et Procédures de vote

Nominations.

Les convocations pour les nominations des candidats au Conseil d’administration seront envoyées à tous les Membres au moins cent vingt (120) jours avant l’élection, et les Membres devront remettre les nominations au moins soixante-quinze (75) jours avant l’élection. Les auto-nominations sont autorisées. Chaque Membre proposé comme candidat devra remettre un bref curriculum vitae exposant ses qualifications et expériences, ainsi que des formulaires signés reconnaissant les points suivants : sa volonté et sa compétence pour agir en qualité d’Administrateur au Conseil d’administration, sa volonté de divulguer tout éventuel conflit d’intérêts, sa bonne connaissance de la langue anglaise, et sa capacité à se conformer au Code de déontologie de l’Association. Le Secrétariat de l’IAIM préparera une liste des candidats, y compris de brèves biographies et un mandat général du Conseil d’administration, et les communiquera aux Membres au moins trente (30) jours avant l’élection.

Élections.
Les élections des Membres du Conseil d’administration se dérouleront d’une manière qui établisse des mandats échelonnés ou des rotations. Les mandats échelonnés assureront la continuité de la gouvernance de l’Association. Le Conseil d’administration inaugural sera divisé, selon la méthode de son choix, en tiers, ou trois groupes de taille presque équivalente. Le premier groupe sera composé de quatre (4) Administrateurs, le second de quatre (4) Administrateurs, et le troisième de cinq (5) Administrateurs.

Au cours de la première élection, qui aura lieu lors de la Conférence de l’IAIM de 2015, treize (13) Membres du Conseil d’administration seront élus. Tous les Membres de ce premier Conseil élu resteront en fonction au moins deux (2) ans. Au cours de la seconde Conférence de l’IAIM qui aura lieu en 2017, le processus de rotation commencera. Le premier groupe de quatre Administrateurs démissionnera et des élections auront lieu pour ces quatre sièges. En 2018, le groupe restant d’Administrateurs ayant exercé leurs fonctions pendant trois (3) ans démissionnera et des élections auront lieu pour ces quatre sièges. En 2019, le groupe restant d’Administrateurs élus au cours de la Conférence inaugurale de l’IAIM (2015) ayant exercé leurs fonctions pendant quatre (4) ans démissionneront et des élections auront lieu pour ces cinq sièges. Lors des élections qui se dérouleront en 2017, 2018 et 2019, tous les Administrateurs nouvellement élus commenceront leur mandat de trois (3) ans. Les élections ultérieures auront lieu annuellement et tous les Membres du Conseil d’administration exerceront leurs mandats pendant une durée de trois (3) ans.

Les Membres du Conseil d’administration seront élus par les Membres gestionnaires de la vaccination qui votent en personne ou par correspondance de la manière décrite à la Section 3.6. Lors de chaque nouvelle élection, les Administrateurs peuvent élire, entre eux-mêmes et de la manière de leur choix, le nombre de nouveaux Dirigeants du Conseil d’administration nécessaires par un vote à la majorité simple. Le Président et le Vice-président ne seront pas autorisés à effectuer de rotation au cours de la même année afin de maintenir la continuité de l’encadrement.

Les candidats au Conseil d’administration lors de chaque élection devront venir de régions où les Administrateurs quittent par rotation le Conseil d’administration, de telle sorte que la représentation géographique du Conseil reste équitable. On veillera également à maintenir l’équilibre entre hommes et femmes dans la composition du Conseil d’administration.

Section 4.6 Durée des fonctions

Durée des fonctions.
Les Membres du Conseil d’administration sont élus pour des durées de trois ans. La durée des fonctions commencera à la clôture de l’élection de l’année au cours de laquelle les Administrateurs sont élus et prendra fin à la clôture de l’élection au cours de laquelle leurs mandats respectifs prennent fin. Un Membre du Conseil d’administration pourra être réélu pour un mandat supplémentaire après quoi il devra démissionner pour au moins un mandat (c.-à-d. trois ans) avant de pouvoir prétendre à un autre mandat en qualité de Membre du Conseil d’administration.

Section 4.7 Absences, Vacances et Révocation des Membres

Absences.
Si un Membre du Conseil d’administration ne peut être présent à une réunion, il devra préalablement le notifier par écrit au Président ou au Vice-président, en précisant le motif de cette absence. Un Membre du Conseil d’administration ne pourra pas être absent à trois réunions successives de quelque type que ce soit. Si un Administrateur n’assiste pas à trois réunions successives, le Président lui demandera de démissionner du Conseil d’administration.

Vacances.
Si une vacance se produit parmi les membres du Conseil d’administration, le Conseil d’administration, après avoir consulté le Secrétariat de l’IAIM, désignera un nouveau membre répondant aux critères d'éligibilité qui exercera ses fonctions jusqu’à la prochaine élection, date à laquelle ce siège sera pourvu conformément à la Section 4.5. 

Démission.
Si un Dirigeant du Conseil d’administration ou un Administrateur souhaite démissionner avant le terme de son mandat, il ou elle devra remettre au Président un préavis de 90 jours minimum avant la date à laquelle sa démission prendra effet, sauf circonstances atténuantes.

Révocation du Conseil d’administration.
Tout Administrateur ou Dirigeant pourra être révoqué du Conseil (a) s’il est absent pendant trois réunions successives (comme décrit ci-dessus) ; ou (b) si une telle mesure est censée être dans l’intérêt de l’Association, ou pour tout autre motif. La ou les raisons de la révocation doivent être clairement spécifiées et le Membre concerné doit avoir la possibilité de répondre par écrit aux accusations dans le délai de trente (30) jours à compter de la date à laquelle il a été informé de sa révocation. La Révocation d’un Membre ou d’un Dirigeant du Conseil d’administration requiert un vote à la majorité simple des Administrateurs et des Dirigeants du Conseil d’administration.

Section 4.8 Rémunération.
Aucun Membre du Conseil d’administration ne recevra de rémunération en contrepartie de ses services en qualité de Dirigeant ou Administrateur du Conseil d’administration.

 

ARTICLE 5 : DIRIGEANTS

Section 5.1 Qualifications des Dirigeants.
Les membres éligibles tels que définis dans la section 4.2 en règle avec l’Association – qui sont actuellement ou ont été précédemment responsables de la gestion des opérations de toutes les composantes d’un programme de vaccination au niveau national – seront éligibles pour la nomination et l’élection au Conseil d’administration. Ils devront remettre les documents appropriés tels que prévus à la Section 4.5. Tous les Dirigeants du Conseil d’administration sont les Dirigeants de l’Association.

Section 5.2 Nomination des Dirigeants.
Les Membre gestionnaires de la vaccination sont nommés au Conseil d’administration comme cela est spécifié à la Section 4.5. Une fois qu’ils auront obtenu un siège au Conseil d’administration, ils/elles nommeront et éliront parmi leurs propres Membres les Dirigeants du Conseil d’administration, comme cela est également spécifié dans la Section 4.5.

Section 5.3 Nombre de Dirigeants.
L’Association aura quatre Dirigeants qui seront le Président, le Vice-président, le Trésorier et le Secrétaire général. Ces Dirigeants accompliront les tâches nécessaires à leurs fonctions, ou qui leur seront prescrites par le Secrétariat de l’IAIM, les présents Règlements, les directives de l’IAIM et les règles de procédures adoptées par l’Association. Pour connaître plus en détails le Mandat de chaque Dirigeant, veuillez vous reporter à l’Annexe 1.

Section 5.4 Président.
Le Président est le dirigeant élu le plus important de l’Association ; il exerce un contrôle sur les affaires courantes de l’Association, avec un accent tout particulier mis sur la supervision financière (conjointement avec le Trésorier) et les stratégies de recrutement des Membres ; il préside toutes les Conférences et Réunions extraordinaires de l’IAIM, ainsi que les Réunions du Conseil d’administration ; il désigne toutes les présidences des comités et représente ou désigne un représentant de l’Association lors des réunions des autres organisations et dans les affaires publiques.

Section 5.5 Vice-président.
Le Vice-président assure les missions que lui assigne le Président ; il aide le Président à superviser les affaires courantes de l’Association ; il agit en l’absence du Président ; il travaille directement avec le Président afin de faciliter la planification et le développement et d’établir, en concertation avec le Président et les Membres du Conseil d’administration, les objectifs stratégiques de l’Association. En cas d’incapacité temporaire ou permanente du Président, le Vice-président assurera les fonctions de Président pour la durée restante du mandat du Président.

Section 5.6 Secrétaire général.
Le Secrétaire général a pour mission de conserver tous les registres et documents de l’Association ; il prépare et signe les procès-verbaux de toutes les réunions du Conseil d’administration ; il enregistre et remet aux membres de l’Association toutes les résolutions et tous les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration dans les 30 jours suivant toute réunion ; il veille à ce que les convocations à toutes les réunions soient remises ; il s’assure qu’un registre de tous les membres de l’Association soit tenu à jour ; il agit en qualité de membre principal du Conseil d’administration en charge de la préparation des rapports sur les Conférence de l’IAIM.

Section 5.7 Trésorier.
Le Trésorier assure les fonctions de responsable financier de l’Association ; il supervise la préparation d’un budget annuel en concertation avec le Secrétariat de l’IAIM et conformément à la convention de subvention de la Fondation Bill & Melinda Gates ; il présente les recommandations en matière de cotisations annuelles pour l’Association en concertation avec le Président.

Section 5.8 Vacances des Dirigeants et révocation.
En cas de vacance dans quelque fonction que ce soit, en dehors de celle du Président, en raison d’un décès, d’une démission, d’un empêchement, d’une révocation ou pour toute autre cause, le poste sera pourvu pour la partie du mandat non arrivée à son terme par un Administrateur du Conseil d’administration. L’Administrateur sera intégré par un vote à la majorité simple du Conseil d’administration au cours d’une réunion ordinaire ou extraordinaire (sous réserve qu’un quorum soit atteint). Si une vacance du poste de Président se produisait, il sera pourvu pour la partie du mandat non arrivée à son terme par le Vice-président en exercice. Si une vacance du poste de Président et du Vice-président se produisait simultanément, les autres Membres du Conseil d’administration éliront, en concertation avec le Secrétariat de l’IAIM, des Administrateurs pour assurer les fonctions de Président par intérim et de Vice-président par intérim jusqu’à la prochaine élection. Dans cette hypothèse, les Administrateurs seront choisis parmi les Membres gestionnaires de la vaccination, conformément à la Section 4.7, de telle sorte que le Conseil d’administration reste une instance composée de treize (13) membres. On veillera à choisir les nouveaux Administrateurs du Conseil d’administration de manière à assurer une représentation équitable des régions et un équilibre entre hommes et femmes.

 

ARTICLE 6 : SECRÉTARIAT DE L’IAIM

Section 6.1 Pouvoir.
Le Secrétariat de l’IAIM a pour finalité de faire progresser le travail du Conseil d’administration entre les réunions de ce dernier, et réaliser les objectifs spécifiés dans la subvention constituant la présente Association. À l’entière discrétion du Conseil d’administration, le Secrétariat de l’IAIM peut agir et exercer le pouvoir au nom du Conseil d’administration.

Section 6.2 Composition.
Le Secrétariat de l’Association internationale des gestionnaires de la vaccination est situé dans l’Institut Sabin Vaccine à Washington, DC, et comprend le personnel dirigé par le Directeur du Secrétariat.

Section 6.3 Fonctions.
Le Secrétariat de l’IAIM accomplira les tâches nécessaires afin d’assurer le fonctionnement quotidien de l’Association. Les fonctions du Secrétariat de l’IAIM incluent la gestion des finances de l’Association, l’organisation des Conférences de l’Association et des Réunions régionales, la maintenance et la gestion du site internet de l’Association, ainsi que la mise en œuvre des autres activités de l’Association conformément aux demandes du Conseil d’administration ou aux conditions de la subvention de la Fondation Bill and Melinda Gates. Pour connaître plus en détail le Mandat du Secrétariat de l’IAIM, veuillez vous reporter à l’Annexe 2.

 

ARTICLE 7 : COMITÉS

Section 7.1 Création.
Sous la supervision du Conseil d’administration, le Secrétariat de l’IAIM créera des comités, ainsi que des groupes de travail, qu’il jugera nécessaires dans l’intérêt de l’Association ou pour faire progresser ses activités. Le Conseil d’administration pourra également demander que le Secrétariat de l’IAIM crée des comités au niveau régional pour accomplir tout travail demandé, ou tout travail en lien avec les Réunions régionales.

Section 7.2 Composition et éligibilité.
La composition des comités et des groupes de travail sera déterminée par le Secrétariat de l’IAIM. Les membres des comités seront les Membres gestionnaires de la vaccination en règle avec l’Association. Les autres membres de l’Association peuvent également être invités à rejoindre les comités de l’IAIM. Tous les membres des comités devront se conformer aux Codes de déontologie et divulguer tout éventuel conflit d’intérêts, tel que défini dans la Politique applicable aux conflits d’intérêts.

Section 7.3 Conduite des affaires.
Le mandat de chaque comité sera élaboré par le Secrétariat de l’IAIM, et chaque comité devra remettre par la suite les rapports et travaux relatifs aux réunions comme indiqué dans son mandat respectif. Le quorum pour tous les Comités sera atteint à la majorité simple de leurs membres. Tous les Comités pourront conduire leurs affaires en personne ou par tout moyen de communication électronique si besoin est.

Section 7.4 Durée du mandat.
Les Comités et les groupes de travail seront dissouts une fois qu’ils auront rempli leur mandat ou accompli toutes les tâches qui leur auront été assignées, à moins que le Secrétariat de l’IAIM n’en ait décidé autrement. Si un Comité était dans l’impossibilité de ou ne souhaitait pas remplir son mandat ou les tâches qui lui ont été assignées, le Secrétariat de l’IAIM annulerait ce Comité et conseillerait le Conseil d’administration.

Section 7.5 Rémunération.
Aucun membre d’un comité de l’Association ou d’un groupe de travail ne recevra de rémunération en contrepartie de ses services pour ce comité ou ce groupe de travail.


 

ARTICLE 8 : CONFÉRENCES ET RÉUNIONS RÉGIONALES

Section 8.1 Conférences de l’IAIM.
L’Association tiendra les conférences de l’IAIM aux dates et lieux fixés par le Secrétariat de l’IAIM avec l’avis du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration devra approuver l’ordre du jour de la réunion. L’ordre du jour devra inclure, sans toutefois s’y limiter, les points suivants :
·         L’élection des Membres du Conseil d’administration pour le prochain mandat, lesquels choisiront parmi eux les Dirigeants de l’Association

·         Toute modification nécessaire ou souhaitable des Règlements de l’Association

·         La présentation des questions d’ordre financier concernant l’Association

À la suite des Conférences de l’IAIM, le Conseil d’administration, avec l’assistance du Secrétariat de l’IAIM, devra rédiger un rapport sur la réunion.

Section 8.2 Réunions régionales. Section 8.2 Réunions régionales.
L’Association organisera des Réunions régionales dans chacune des régions géographiques.[1] Le Secrétariat de l’IAIM, avec l’assistance des Membres du Conseil d’administration représentant chaque région, préparera l’ordre du jour de chaque Réunion régionale, en mettant l’accent sur les questions d’importance régionale. Le Conseil d’administration approuvera l’ordre du jour des Réunions et enverra au moins un membre à chacune d’elles, de préférence un membre qui est de la région où la Réunion a lieu. Le Membre du Conseil d’administration qui assiste à la Réunion assurera la présidence de la Réunion régionale. La date et le lieu de chacune de ces Réunions seront fixés par le Secrétariat de l’IAIM en concertation avec le Conseil d’administration. Le Secrétariat de l’IAIM sera responsable de la logistique de toutes les Réunions régionales. À la suite de toutes les Réunions régionales ou extraordinaires, le Secrétariat de l’IAIM, sous la supervision du Conseil d’administration, rédigera un rapport sur chaque Réunion.

Section 8.3 Notification des Réunions.
La notification des Conférences de l’IAIM devra être envoyée à tous les Membres au moins six (6) mois avant la date de la Conférence. La notification des Conférences devra également apparaître sur la page d’accueil du site internet de l’Association, au moins six (6) mois avant la date de la Conférence. La notification des Réunions régionales devra également être envoyée à tous les Membres au moins six (6) mois avant la date de la Conférence.

Section 8.4 Annulation et report.
En cas d’annulation ou de report d’une Conférence ou d’une Réunion régionale, la notification devra être envoyée dès que possible aux membres.

 

ARTICLE 9 : RÈGLES DE PROCÉDURES

Section 9.1 Règles de procédures.
Les Réunions et procédures de l’Association seront réglementées et contrôlées conformément au code révisé de règles de procédures Robert [Roberts Rules of Order Newly Revised] (Onzième édition) pour la procédure, à moins que les présents Règlements n’en disposent autrement.
 

 

ARTICLE 10 : CODES DE DÉONTOLOGIE ET POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFLITS D’INTÉRÊTS

Section 10.1 Code de déontologie pour les responsables de l’Association et Politique en matière de conflits d’intérêt.
Les responsables de l’Association devront se conformer au Code de déontologie de l’IAIM destiné aux responsables de l’Association (voir Annexe 3), les Règlements et les politiques de l’IAIM. Ces règles et codes guideront les responsables et le personnel dans la gestion des affaires de l’Association. Il incombe également aux responsables de l’Association, y compris les membres du Conseil d’administration et des comités, de remplir tous les ans un formulaire de divulgation d’éventuels conflits d’intérêts (voir la Politique en matière de conflits d’intérêts à l’Annexe 4). Ces documents signés et datés seront une condition préalable pour pouvoir exercer les fonctions de Dirigeants ou de Membres dans lesdites instances.

Section 10.2 Code de déontologie pour les Membres de l’Association
Les membres de l’Association sont tenus de se conformer au Code de déontologie applicable à tous les Membres (voir Annexe 5).

 

ARTICLE 11 : MODIFICATIONS

Section 11.1 Propositions de modifications.
Des modifications aux présents Règlements pourront être proposées par un Membre gestionnaire de la vaccination en exercice, un comité ou par les Membres du Conseil d’administration. Une modification proposée par un Membre gestionnaire de la vaccination devra être signée par ce Membre et un (1) autre actuel Membre gestionnaire de la vaccination avant d’être passée au Conseil. Une modification proposée par un comité devra être signée par tous les Membres du comité qui y souscrivent et envoyée au Conseil.

Section 11.2 Recommandation du Conseil.
Le Conseil d’administration examinera toutes les modifications proposées et en rendra compte aux Membres avec la recommandation de les adopter ou non, ou sans faire de recommandation. Les modifications proposées devront être envoyées au Conseil d’administration au moins un mois avant une Réunion du Conseil d’administration. Lorsque la Réunion du Conseil d’administration coïncide avec la Conférence de l’IAIM, les modifications devront être envoyées soixante (60) jours à l’avance, et ce, conformément aux procédures de vote spécifiées à la Section 11.3.

Section 11.3 Vote des modifications.
Le texte, les motifs et la recommandation du Conseil d’administration concernant toutes les modifications proposées seront envoyées à l’ensemble des Membres au moins quarante-cinq (45) jours avant toute Conférence de l’IAIM. Lors de la Conférence, les Membres voteront pour adopter ou rejeter la proposition de modification en utilisant les procédures de vote décrites à la Section 3.6. Les modifications seront adoptées avec un vote favorable des deux tiers des bulletins exprimés. Un avis reprenant toutes les modifications adoptées sera envoyé aux Membres dans le Rapport de Séance, et le vote final sur les modifications des Règlements devra être comptabilisé et enregistré dans le procès-verbal. Les modifications pourront également être votées en dehors des Conférences. Dans cette hypothèse, un vote spécial pourra être demandé par le Conseil d’administration et les Membres auront trente (30) jours à partir du moment où la modification et la recommandation du Conseil d’administration ont été présentées pour voter.

Section 11.4 Date à laquelle une modification des Règlements entre en vigueur.
Une modification des Règlements entrera immédiatement en vigueur dès son adoption, à moins que la résolution d’adoption n’ait spécifié une autre date d’entrée en vigueur, ou que l’assemblée n’ait fixé une telle date dans une résolution adoptée antérieurement. 

 

 

ARTICLE 12 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Section 12.1 Responsabilité.
L’Institut Sabin Vaccine ne sera pas tenu responsable des pertes financières subies par les Membres du Conseil d’administration ou des comités qui n’exécuteraient pas leurs missions dans les limites financières approuvées par le Secrétariat. Néanmoins, l’Institut Sabin Vaccine engage sa responsabilité pour ce qui est des activités réalisées dans les limites financières approuvées. La responsabilité des Membres gestionnaires de la vaccination et des Membres associés est limitée au paiement des cotisations.

Le Conseil d’administration et ses Administrateurs et Dirigeants ne seront pas tenus responsables des pertes financières subies par l’Association, le Secrétariat de l’IAIM ou l’Institut Sabin Vaccine.

Section 12.2 Signature des documents.
Les contrats, chèques, instruments négociables et documents nécessitant la signature de l’Association seront examinés et ne pourront être signés que par le Directeur du Secrétariat ou le cadre approprié de l’Institut Sabin Vaccine, et seront ensuite exécutoires sans autre autorisation ou formalité.

Section 12.3 Interdictions.
Ce qui suit constitue les interdictions générales qu’aucun Membre ou Responsable ne peut transgresser :

a)   L’Association sera organisée exclusivement comme un forum et une plateforme pour les gestionnaires de la vaccination et autres professionnels de la vaccination en vue de partager leurs expériences, d’accroître la connaissance et de contribuer au dialogue mondiale en matière de vaccination.

b)   Les Membres gestionnaires de la vaccination et les Membres associés ne devront pas utiliser l’Association comme un forum pour la promotion de produits ou services personnels ou autres, ni comme une plateforme pour le lobbying ou des campagnes politiques.

c)   Aucune partie des bénéfices de l’Association ne pourra en aucun cas être portée au crédit d’une partie prenante ou d’une personne privée.

d)   L’Association s’engage à ne pas (a) prêter toute partie de ses revenus ou actifs ; (b) verser de rémunérations supérieures à une allocation standard pour défraiements, salaires ou autres dédommagements en contrepartie de services aux personnes effectivement rendus ; ou (c) conclure de transactions qui constitueraient des détournements de ses revenus ou actifs au profit d’un Dirigeant, d’un Membre ou d’un contributeur important de l’Association. 


 

ANNEXES AUX RÈGLEMENTS DE L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DES GESTIONNAIRES DE LA VACCINATION

 ANNEXE 1 : EXTENSION DU MANDAT DES DIRIGEANTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
 ANNEXE 2 : MANDAT DU SECRÉTARIAT DE L’IAIM
 ANNEXE 3 : CODE DE DÉONTOLOGIE POUR LES RESPONSABLES DE L’ASSOCIATION
 ANNEXE 4 : POLITIQUE APPLICABLE AUX CONFLITS D’INTÉRÊTS
 ANNEXE 5 : CODE DE DÉONTOLOGIE POUR LES MEMBRES DE L’ASSOCIATION

 

 

ANNEXE 1 : EXTENSION DU MANDAT DES DIRIGEANTS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Mandat du Président du Conseil d’administration de l’IAIM

 

Missions et responsabilités
 

A.    En concertation avec le Directeur du Secrétariat de l’IAIM, il propose les ordres du jour des Réunions du Conseil d’administration, convoque les Réunions du Conseil d’administration et assure la présidence des Réunions du Conseil d’administration.

 

B.    En concertation avec le Directeur du Secrétariat de l’IAIM, il représente si nécessaire l’Association auprès d’autres organisations et des médias et assure les fonctions d’ambassadeur de l’Association.

 

C.   Il nomme les Membres du Conseil d’administration pour représenter l’Association lors des Réunions régionales et, si nécessaire, à toute autre réunion importante. Il veille à ce que les représentants désignés soient totalement impliqués dans l’Association et bien informés sur celle-ci.
 

D.   Il guide le Conseil d’administration dans son activité de recrutement des Membres, et assiste les autres Membres du Conseil d’administration dans leurs efforts de recrutement si besoin est.

 

E.    Il crée des comités pour effectuer le travail du Conseil d’administration et de l’Association.

 

F.    En concertation avec le Directeur du Secrétariat de l’IAIM, il reçoit, examine les plaintes concernant l’Association et y donne suite.

 

G.   Il préserve la réputation de l’organisation.

 

 

 

Mandat du Vice-président du Conseil d’administration de l’IAIM

 

Missions et responsabilités

A. Il assure les fonctions du Président en son absence.

o   En cas d’incapacité temporaire ou permanente du Président, il assure les fonctions de Président par intérim pour la période nécessaire ou la durée restante du mandat du Président.
 

B. Il aide le Président à superviser les affaires de l’Association.

 

C. Il participe aux Conférences et au Réunions régionales de l’IAIM comme spécifié dans les Règlements, ainsi qu’aux réunions des comités à la demande du Président.

 

D. Il suit le travail des organisations et instances internationales dans le domaine des vaccins et de la vaccination et informe le Conseil d’administration des nouveaux enjeux et des politiques ayant de l’importance pour l’organisation.


E. Il fait des recommandations au Conseil d’administration sur toutes les questions relatives aux règles de procédures en conservant une copie des règles de procédure de l’Association et en se référant aux passages concernés lorsque des questions de règles de procédures apparaissent.



F. Il accomplit toute autre tâche et mission que peut lui assigner le Président.



G. Il coordonne avec les Membres du Conseil d’administration la mise en œuvre des activités résultant des décisions prises par le Conseil d’administration.

 


 

Mandat du Trésorier du Conseil d’administration de l’IAIM

 

Missions et responsabilités

A.  En concertation avec le Président et avec l’assistance du Secrétariat de l’IAIM, il prépare les recommandations concernant l’utilisation des fonds reçus provenant des cotisations des Membres pour approbation du Conseil d’administration.
 

B.  Il assure la liaison avec les Membres du Conseil d’administration et les comités sur les questions financières ayant un impact sur les activités de l’Association, et transmet dans les meilleurs délais ces questions au Secrétariat.
 

C. Il fait des suggestions au Secrétariat sur les décisions à prendre en matière de répartition des ressources afin de financer le travail du Conseil d’administration et de l’Association.

 

D. Toute autre mission que peuvent lui assigner le Président ou le Directeur du Secrétariat de l’IAIM.

 


Mandat du Secrétaire générale du Conseil d’administration de l’IAIM

 

Missions et responsabilités

A.  Conserver toutes les archives et tous les documents de l’Association
 

B. Préparer et signer les procès-verbaux de toutes les réunions du Conseil d’administration, avec l’assistance du Secrétariat
 

C. Enregistrer et remettre toutes les résolutions et procédures non confidentielles du Conseil d’administration aux membres de l’Association dans les 30 jours suivant toute réunion
 

D. Veiller à ce que les convocations à toutes les réunions soient remises
 

E. Préparer les rapports sur les Conférence de l’IAIM, avec l’assistance du Secrétariat
 

F. Faciliter les activités du Conseil d’administration en aidant le Président (à sa demande) à arrêter les ordres du jour
 

G. Faciliter le flux des informations entre le Conseil d’administration et les comités


H. Veiller à ce que les décisions prises par le Conseil d’administration soient communiquées dans les meilleurs délais à tous les membres et à l’Association
 

I. Toute autre mission que peuvent lui assigner le Président ou le Directeur du Secrétariat de l’IAIM.

 

 

ANNEXE 2 : MANDAT DU SECRÉTARIAT DE L’IAIM

a)    Réaliser les objectifs spécifiés dans la subvention de la Fondation Bill et Melinda Gates, avec l’assistance du Conseil d’administration ;

b)    Faire des recommandations au Conseil d’administration dans sa prise de décision ;

c)    Mettre en œuvre les décisions relatives aux plans de travail et aux politiques comme indiqué par le Conseil d’administration ;

d)    Arrêter les ordres du jour des Réunions du Conseil d’administration, en concertation avec le Président ;

e)    Organiser les Conférences et les Réunions régionales de l’IAIM ;

f)     Arrêter les ordres du jour des Conférences de l’IAIM, comme indiqué par le Conseil d’administration ;

g)    En concertation avec le Président et le Trésorier, préparer les budgets annuels de l’Association ;

h)    Assumer la principale responsabilité en ce qui concerne l’ensemble des questions financières, y compris, sans toutefois s’y limiter, faire des décaissements ; gérer le(s) compte(s) bancaire(s) et sauvegarder tous les fonds, livres et reçus ; et permettre aux Membres du Conseil d’administration d’examiner sur demande les livres et reçus ;

i)      Conserver les registres des recettes et dépenses de l’Association, et préparer un rapport annuel sur les finances de l’Association pour le Trésorier ;

j)      Évaluer les risques et les conséquences des décisions prises par le Conseil d’administration en matière de recrutement et de maintien en poste des Membres de l’Association, et la façon dont chaque décision s’adapte aux autres politiques et programmes de l’Association ;

k)    Veiller à ce que les procédures soient établies pour mettre en œuvre le travail de l’Association, et que les personnes se voient confier des responsabilités dans tous les domaines d’activités de l’Association ;

l)      Se conformer au Code de déontologie et divulguer tout conflit d’intérêts tel que défini dans la Politique applicable aux Conflits d’intérêts

m)  Examiner attentivement tout fait nouveau en matière de gouvernance susceptible d’affecter le fonctionnement de l’Association ; veiller à ce le Conseil d’administration en soit pleinement informé et qu’il en tienne compte dans sa prise de décision ;

n)    Donner des orientations aux nouveaux Dirigeants et Administrateurs du Conseil d’administration et les aider à bien comprendre leurs rôles et responsabilités ;

o)    Préparer le rapport annuel de l’Association afin qu’il soit approuvé par le Conseil d’administration ;

p)    Prendre des décisions de la manière autorisée par le Conseil d’administration ;

q)    Représenter le Conseil d’administration au cours des réunions, ou toute autre fonction que le Conseil lui demande d’exercer.

 

 

ANNEXE 3 : CODE DE DÉONTOLOGIE POUR LES RESPONSABLES DE L’ASSOCIATION

Code de déontologie pour les responsables de l’Association

Le Code de déontologie de l’IAIM pour les responsables de l’Association fournit toute une série de principes clairs pour la conduite de nos professionnels. Nous attendons de nos Responsables qu’ils se conforment aux valeurs définies dans le présent Code de déontologie. Les principes mis en avant par nos Responsables dans leur comportement quotidien ont un impact considérable sur le bien-être et le succès de l’Association.

  • La direction de l’IAIM s’engage à offrir des services de qualité qui reflètent nos compétences professionnelles et qui sont adaptés aux problèmes et besoins spécifiques de nos Membres.
  • Les responsables de l’IAIM agissent avec intégrité. Les responsables se conforment aux lois, réglementations et normes applicables, et s’engagent à justifier comme il se doit nos activités d’exploitation et engagements conformément aux politiques de l’IAIM et aux exigences légales concernées. Nous préservons notre objectivité et notre indépendance, et pour cette raison nous n’acceptons pas de paiement ni d’articles de valeur qui pourraient raisonnablement être considérés comme une tentative d’influencer nos opinions ou actions. Nous voulons éviter toute influence indue – ou l’apparence de toute influence indue – dans nos relations professionnelles et personnelles.
  • Les responsables de l’IAIM, en leur qualité de représentants des Membres, sont accessibles, fiables et motivés par le désir de servir. Ils acceptent leur devoir fondamental qui est de préserver et de promouvoir le bien-être et l’efficacité de l’organisation. Cette responsabilité fiduciaire inclut la représentation publique, une dynamique organisationnelle et une gestion saine des ressources de l’Association, qu’elles soient financières ou non financières. Les conséquences des décisions collectives et individuelles prises par les Responsables sur la base de cette responsabilité doivent être prises en considération.
  • Les Responsables ont conscience que leur pouvoir et leur autorité leur ont été accordés par les Membres, et ils cherchent systématiquement des occasions de donner du pouvoir aux Membres. Les Responsables apportent encouragement et inspiration non seulement pour le développement professionnel des Membres, mais également pour cultiver les futurs Responsable de l’Association.
  • Les Responsables sont tenus de préserver la confidentialité des informations confidentielles, sauf lorsque la divulgation est autorisée ou imposée par la loi. Les Responsables doivent s’abstenir d’utiliser les informations confidentielles pour obtenir un avantage non éthique ou illégal, et ils doivent informer toutes les parties concernées des directives en matière d’utilisation appropriée des informations confidentielles. 

 


ANNEXE 4 : POLITIQUE APPLICABLE AUX CONFLITS D’INTÉRÊTS

Politique applicable aux conflits d’intérêts

Objet

L’objet de la Politique applicable aux conflits d’intérêts est de protéger les intérêts de l’Association contre les influences extérieures qui pourraient compromettre son indépendance et son intégrité. Pour garantir le niveau de confiance le plus élevé des Membres dans les activités de gouvernance de l’Association, l’Association internationale des gestionnaires de la vaccination exige que tous les Membres exerçant des fonctions au Conseil d’administration ou dans un comité divulguent tout éventuel conflit d’intérêts qui pourrait apparaître au cours de leurs mandats auprès de l’Association.

Conflit d’intérêts

Aucun Membre du Conseil d’administration de l’IAIM, ou de l’un de ses comités, ne devra tirer, directement ou indirectement, un profit ou un avantage financier personnel en raison de sa participation à l’Association. Chaque personne devra divulguer à l’Association tout intérêt personnel qu’elle pourrait avoir dans toute question actuellement examinée par l’Association. Tout Membre du Conseil d’administration de l’IAIM, membre du comité ou personnel devra s’abstenir d’utiliser toute liste des Membres de l’Association à des fins de prospections personnelles ou privées.

Définition des intérêts personnels

A.    Personne concernée : Tout Membre du Conseil d’administration de l’IAIM, membre du comité ou personnel ayant une délégation de pouvoir et qui a un « intérêt personnel » est une personne concernée.
 

B.    Intérêt personnel : Une personne a un intérêt personnel, notamment un intérêt financier, si cette personne, directement ou indirectement, par le biais d’une entreprise, d’un investissement ou de sa famille :
 

a.    Détient une participation ou un investissement dans une entité avec laquelle l’Association envisage de faire une opération ou de conclure un accord ;

b.    Perçoit une rémunération ou un accord avec une entité ou une personne avec laquelle l’Association envisage de faire une opération ou de conclure un accord ;

c.    Détient une éventuelle participation ou un éventuel investissement dans, ou perçoit une rémunération ou un accord avec une entité avec laquelle l’Association envisage de faire une opération ou de conclure un accord.
 

C.   Rémunération : La rémunération inclut le salaire direct et indirect, ainsi que des cadeaux et faveurs qui sont de nature substantielle.

Procédure à suivre pour gérer les conflits d’intérêts

Lorsque le Conseil d’administration ou le comité aborde une question en particulier, toutes les personnes ayant un conflit d’intérêts réel ou éventuel relativement à cette question doivent le faire savoir à ce moment-là. Après avoir fait part du conflit d’intérêts réel ou éventuel, et après en avoir débattu, le Président ou le président du comité décidera si la personne concernée peut continuer à participer à la discussion, ou à voter lors du scrutin concernant ladite question. Si la personne concernée est le Président ou le président d’un comité, dans ce cas le Vice-président (ou tout autre Dirigeant), ou un membre du comité choisi décidera si le Président ou le président du comité peut continuer à participer à la discussion, ou à voter lors du scrutin concernant ladite question.


 

ANNEXE 5 : CODE DE DÉONTOLOGIE POUR LES MEMBRES DE L’ASSOCIATION

Code de Déontologie pour les Membres de l’Association

Nous attendons de Membres de l’Association qu’ils se conforment aux valeurs définies dans le présent Code de déontologie. Les principes mis en avant par nos membres dans leur comportement quotidien ont un impact considérable sur le bien-être et le succès de l’Association.

  • Notre plus grande richesse est nos Membres, qui font preuve d’intégrité, de respect et d’implication. Nos Membres instaurent des relations avec les autres basées sur l’échange des meilleures pratiques et les efforts constants dans le domaine de la vaccination, et non les intérêts personnels. En tant qu’association à vocation mondiale, nous considérons les expériences multiculturelles et la diversité de nos Membres comme autant d’atouts. Nous respectons les uns les autres et nous efforçons de créer un climat propice à l’intégration où les Membres se sentent libres de communiquer ouvertement et honnêtement, sans discrimination, intimidation et harcèlement.
  • Tout Membre qui suspecte ou a connaissance d’une fraude, d’un abus, d’un détournement ou autre comportement contraire à l’éthique ou illégal de la part d’un autre Membre de l’Association ou des Responsables doit signaler cette information au Conseil d’administration de l’Association. Dans le cas où il serait délicat de communiquer cette information au Conseil d’administration, ce Membre devra prendre contact avec le Secrétariat de l’IAIM. 

 


[1] Les régions seront divisées de la manière suivante : les Amériques, le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord, l’Afrique subsaharienne, l’Europe et l’Asie centrale, l’Asie du Sud et l’Asie du Sud-Est, l’Asie de l’Ouest et le Pacifique.

 

Common Management Taxonomy: